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举例炼化项目化工三剂采购特点和十步流程

1.确定采购提前期

国产催化剂生产周期为3~6个月,加上采购前期的市场资源调研、技术交流以及采购招标、合同签订等工作,采购提前期应为10个月左右。进口催化剂采购提前期则至少要一年及以上。

2.供应源搜寻

供应源搜寻过程主要包括六个方面:识别需求、拟定供应源搜寻计划、市场分析、供应商资格预审、供应商报价选择及评估、合同及合作关系形成。潜在供应商的信息来源,主要有当前或历史交易的合同供应商数据库、互联网查寻、在线工业品采购平台、化工行业出版物、招标投标网站的采购公告/中标公示、同行业企业采购情况了解、供应商自荐等渠道。采购人员收集充分的供应资源信息后,应对供应商信息进行核验或验证,主要方法包括:①请供应商填写自我评估问卷;②财务评估;③检查供应商的认证、鉴定证书、质量奖项和政策声明;④现有客户的推荐、介绍、用户证明等;⑤工作抽样;⑥现场访问或产能调查。化工三剂供应商大多属于危化品生产或流通企业,在资质审查时应关注生产经营许可证、安全生产许可证、危化品道路运输许可证、承运司机资质、押车人员资质等。

3.技术交流

从符合条件的潜在供应商中抽出具有代表性的3~5家进行技术交流。从中分析各供应商的产品优缺点、价格的浮动范围、公司运营情况、市场占比份额等信息,为后续采购工作做准备。

4.采购方式的选择

坚持以应招尽招为原则,对于工艺包指定或潜在资源较少的化工三剂优先采用竞争性谈判采购方式,只有一家潜在供应商的则采用单一来源采购方式。

5.招标代理

化工三剂进口采购多,应选择具有丰富招标经验的专业招标代理机构,其规范化的管理能有效规避各种风险、纠纷和法律诉讼,特别是在国际招标过程中,对国际法的要求尤显专业招标代理机构的重要性。

6.技术协议签订

签订由供应商、工艺包技术方及甲方三方确认的技术协议。

7.商务谈判及合同签订

由采购部门牵头,组织生产部门、财务部门、工程造价部门、法务部门、招标代理机构及供应商对合同条款进行多轮磋商,最终签订采购合同。

8.催交催运

化工三剂大多属于一般化学品,少数品类属于危险化学品,需根据危险化学品分类储存在符合相应等级、条件的仓库。炼化企业对国产化工三剂一般按一个月的用量规划库容,进口化工三剂按照三个月的使用量规划库容。但在装置首次开工期间,到货数量远高于仓库库容,而且大多数化工三剂对储存的温度、湿度有着严苛的要求,因此到货时间与装置开工进度是否匹配至关重要,需密切跟踪供应商生产交货进度。

对于进口的化工三剂,可委托国际招标代理机构负责合同执行,国产化工三剂采用电话或现场催交的方式,动态掌握供应商的生产及制造进度。近年来,市场供应形势复杂多变,应充分关注供应商制造地的防疫情况、限产限电、环保政策、进口受限等外部环境对供应链的冲击,与供应商保持密切沟通,提前制订应急保供方案,一旦发生不可抗力的生产中断,需迅速开展替代性保供措施。

9.到货验收

化工三剂的质量验收方法包括验证和检验。验证是指对产品外包装、产品合格证或检验报告进行检查并与技术协议比较,然后作出是否合格的判定;检验是指对产品按规定方法进行采样,并依据规定的检验项目和检验方法进行检验,根据检验结果和技术协议作出是否合格的判定。化工三剂常规检验分析项目由质量检验中心负责,附有产品质量合格证明的固体或气体分装化工三剂,可先安排入库后检验,液体槽车装运的化工三剂到厂后必须先经质量检验合格后再入库,需要委托第三方机构的检验分析项目,由采购部门负责委托。

化工三剂进厂验收一般分为A、B、C三类管理:A类管理,对产品质量有直接影响的化工三剂,验收方法为每批检验;B类管理,对产品质量有一定影响的化工三剂,验收方法为进行抽检或验证;C类管理,对产品质量无影响的化工三剂,免检(验证合格证)。对于存放时间过长、接近或超过保质期的化工三剂,在使用之前应重新检验。

10.货款结算

收集并整理随机资料,督促供应商做好付款申请,配合验收部门、仓储部门及财务部门,及时对货款进行结算并支付。

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